by yulius eka agung seputra,st,msi
Ilustrasi struktur
organisasi perusahaan
Struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki
yang ada dan berlaku pada perusahaan. Di dalam struktur ini, terdapat
penggambaran yang jelas mengenai berbagai macam tingkatan posisi yang ada di
perusahaan tersebut.
Biasanya, struktur organisasi perusahaan akan dibuat dalam
struktur fungsional. Yaitu dimana masing-masing posisi memiliki fungsi yang
jelas, termasuk dalam menentukan kewenangan serta garis komando dalam sistem
tersebut.
Meski demikian, penggambaran struktur organisasi perusahaan
ini tidak bisa diberlakukan secara mutlak untuk semua perusahaan. Masing-masing
perusahaan memiliki hak untuk membuat struktur organisasi perusahaan mereka,
sesuai dengan gaya dan kebutuhan perusahaan tersebut.
Untuk perusahaan yang berskala besar, biasanya struktur
organisasi perusahaan akan dibuat dengan lebih detail. Sehingga masing-masing
posisi akan menangani fungsinya secara khusus dan tidak terjadi perangkapan
tugas dari personilnya. Hal ini untuk menciptakan efektivitas kerja serta
mencapai optimalisasi fungsi dari setiap bagian.
Sementara untuk perusahaan yang berskala kecil, baik yang
sudah berbentuk badan usaha maupun masih dimiliki perorangan, sturktur
organisasi cenderung dibuat dengan lebih ramping dan sederhana. Tak jarang,
sebuah fungsi perusahaan digabungkan dengan fungsi perusahaan lain. Seperti
untuk masalah marketing, dimana antara sales dan promosi, masih dikerjakan oleh
satu tim. Padahal, antara sales dan promosi merupakan dua hal yang berbeda dan
sebaiknya dilakukan secara terpisah guna mencapai optimalisasi target
perusahaan.
Gambaran Struktur
Organisasi Perusahaan
Meskipun tidak bisa disamaratakan, namun pada dasarnya ada
beberapa fungsi perusahaan yang ditunjukkan dalam struktur organisasi
perusahaan yang harus ada. Mengingat posisi tersebut memiliki peran penting
dalam proses berjalannya sebuah organisasi perusahaan.
Salah satu gambaran struktur organisasi perusahaan diantaranya
adalah sebagai berikut :
• General Manajer
Dalam sebuah perusahaan tugas dari general manajer adalah
memimpin perusahaan. Selain itu, seorang general manajer memiliki tanggung
jawab pada keseluruhan sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Dalam
melaksanakan fungsinya, general manajer akan dibantu oleh beberapa manajer yang
memiliki fungsi spesialisasi.
Kebijakan general manajer merupakan hal tertinggi yang harus
dipatuhi oleh anggota perusahaan lainnya karena ia merupakan posisi tertinggi
yang terdapat di dalam struktur organisasi perusahaan.
• Direktur/ division
Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta
melakukan koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada general
manajer. Setiap bagian, tidak memiliki garis komando lintas divisi sehingga
hanya bisa mengambil kebijakan pada masing-masing divisi.
Seperti pada divisi marketing, tidak bisa memberikan
intervensi kepada divisi keuangan. Yang bisa dilakukan adalah memberikan
informasi dan masukan yang dibutuhkan pada bagian lain.
Oleh karena itu, direktur memiliki tugas yang sangat terarah
sehingga tanggung jawab yang diembannya pun harus mampu ditransparasikan kepada
general manajer dan kepada divisi lain sebagai bukti adanya satu kesatuan visi
dan misi dalam struktur organisasi perusahaan.
• General Affair
Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan
segala kebutuhan dan perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti
untuk mengurusi masalah seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan,
pemeliharaan lingkungan kantor atau juga memilih mitra kesehatan dengan
perusahaan.
Dalam struktur organisasi perusahaan, general affair ini juga
mempunyai peranan yang sangat penting dalam memajukan perusahaan karena tanpa
keseragaman karyawan yang baik, maka perusahaan juga tidak akan terlihat rapi
dan terkoordinasi.
• Personalia
Department
Divisi ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas sumber daya
manusia perusahaan. Prosesnya dimulai dari masa perekrutan, penggantian
jabatan, promosi dan mutasi karyawan, penilaian kinerja, pemberian penghargaan serta
menjaga kinerja karyawan.
Dalam proses perekrutan pegawai baru, pihak inilah yang
berfungsi secara khusus untuk bisa memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
• Accounting
Departmen
Merupakan departemen yang bertugas untuk mencatat serta
mengatur masalah keuangan perusahaan. Divisi ini juga bertugas untuk mengadakan
audit atas kinerja yang sudah dilakukan divisi lain, guna menghindari
terjadinya penyalahgunaan khususnya di bidang keuangan, termasuk mengontrol keseimbangan
keuangan perusahaan.
Pada bagian ini, pegawai yang ditunjuk haruslah bersikap
jujur dan teliti karena jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan berbagai
aset yang berpotensi memajukan perusahaan.
• Purchasing
Department
Divisi ini biasanya dimiliki oleh perusahaan manufaktur.
Tugasnya adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga
bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin
kelangsungan proses produksi perusahaan.
Divisi inilah yang bertanggung jawab terhadap proses
praproduksi perusahaan agar bisa menghasilkan produk barang atau jasa yang
baik, yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
• Marketing
Department
Divisi marketing merupakan divisi ujung tombak perusahaan.
Sebab, tugas divisi ini adalah memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh
perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan jika produk
yang mereka hasilkan bisa laku di pasaran.
Perusahaan dengan divisi marketing yang baik akan mendapatkan
hasil yang baik pula. Oleh sebab itulah banyak perusahaan yang mencari pegawai
untuk posisi marketing dengan syarat-syarat pandai berkomunikasi, serta menarik
secara penampilan karena kedua hal tersebut yang mampu meningkatkan daya tarik
klien terhadap produk perusahaan tersebut.
• R & D
Development
Fungsi dari divisi ini adalah melakukan penelitian serta
mengembangkannya. Penelitian yang dilakukan menyangkut semua kebutuhan
perusahaan, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Seperti
melakukan penelitian mengenai produk apa yang pada saat ini dibutuhkan oleh
masyarakat, atau juga melakukan penelitian mengenai persepsi masyarakat atas
produk yang dihasilkan perusahaan. Hasil dari penelitian tersebut akan
digunakan untuk menciptakan sebuah sistem baru yang lebih baik bagi proses yang
ada di perusahaan.
• Quality Assurance
Department
Di perusahaan manufaktur divisi ini bertugas untuk menjaga
kualitas produk yang dihasilkan perusahaan sebelum dipasarkan ke tengah
masyarakat. Produk yang tidak sesuai standar, akan dipisahkan untuk kemudian
dikelompokkan ke dalam golongan produk gagal.
Di perusahaan jasa, seperti bank tugas dari divisi ini adalah
melakukan pengawasan atas sistem yang dijalankan dalam proses pelayanan pada
nasabah. Dengan demikian, semua nasabah bisa mendapatkan pelayanan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut.
• Maintenance
Deparment
Divisi ini biasanya disiapkan bagi perusahaan manufaktur atau
juga bagi perusahaan yang memiliki kantor sendiri. Sementara bagi perusahaan
yang gedung kantornya masih bergabung dengan perusahaan lain secara menyewa,
biasanya meniadakan divisi ini. Sebab divisi ini bertugas memelihara perangkat
yang terkait proses operasional perusahaan.
Seperti menjaga mesin produksi, instalasi listrik, pendingin atau menjaga perangkat komputer.
oleh karenanya, tidak semua perusahaan memiliki divisi ini, khususnya
perusahaan jasa dan perusahaan yang gedung kantornya masih dalam status
sewa.
• Public Relation
Department
Fungsi dari divisi ini adalah menjadi perwajahan perusahaan
dan penciptaan citra perusahaan. khususnya dilakukan dengan menjalin kerjasama
dengan pihak eksternal perusahaan yang terkait dengan operasional perusahaan.
Salah satu fungsinya adalah memberikan keterangan pers kepada wartawan apabila
terdapat hal yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.
Pemahaman akan struktur organisasi perusahaan beserta kewajiban
atas peran masing-masing adalah sebuah keniscayaan dan sangat mempengaruhi laju
pertumbuhan perusahaan.
Fungsi Struktur
Organisasi Perusahaan
Sama seperti struktur pada suatu organisasi, lembaga, atau
instansi lainnya, struktur organisasi perusahaan juga memiliki fungsi dan
peranan yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan.
Bukan sekadar wujud hierarki yang menunjukkan tingginya
jabatan seseorang, melainkan ada garis tertentu yang menunjukkan sistem kerja
pada perusahaan tersebut.
Misalnya saja, siapa yang bertanggung jawab atas proses
produksi perusahaan dan siapa yang berhak memberikan kebijakan apabila ada
kesalahan yang etrjadi pada proses tersebut.
Adanya hukum dan sanksi juga diberlakukan pada perusahaan
sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Divisi yang satu dengan divisi
yang lain tidak berhak memberikan sanksi satu sama lain atas kesalahan yang
diperbuat mereka. Karena keduanya tidak memiliki garis kebijakan untuk
memberikan sanksi antardivisi.
Begitu juga dengan divisi bawahan, tidak bisa memberikan
sanksi terhadap divisi yang membawahkannya. Adapun yang bisa dilakukan adalah
surat rujukan kepada general manajer mengenai kekurangan atasan. Selanjutnya,
kebijakan general manajerlah yang akan menjadi keputusan selanjutnya pada kasus
yang diajukan.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi
perusahaan yang baik adalah struktur yang mampu membuat anggota perusahaan
menjalankan tugas mereka sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan sehingga visi, misi, dan strategi perusahaan pun dapat berjalan
sesuai dengan rencana perusahaan.
Mengenal Struktur
Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan sebuah gambaran yang
memperlihatkan mengenai setiap bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. Di
dalamnya berisi segala macam informasi yang berkaitan dengan fungsi dan
gambaran umum dari masing-masing bagian beserta dengan orang yang diberikan
tanggung jawab untuk mengelola posisi tersebut.
Setiap perusahaan tidak memiliki kesamaan dalam hal struktur
organisasi perusahaan mereka. Hal ini disebabkan oleh dua hal. Yang pertama
adalah bahwa semua perusahaan memiliki latar belakang yang tidak sama dalam
proses pendiriannya. Dan yang kedua terkait dengan bentuk sistem struktur
organisasi perusahaan itu sendiri yang memang memiliki banyak keragaman. Mulai
dari struktur organisasi perusahaan yang masih bersifat tradisional hingga
struktur yang sudah menggunakan konsep profesional.
Dalam kehidupan organisasi perusahaan, struktur organisasi
perusahaan pun tidaklah sama antar setiap perusahaan. Perbedaan pada penerapan
konsep ini disebabkan oleh beberapa hal. Seperti adanya faktor ukuran
perusahaan yaitu besar kecilnya sebuah perusahaan. Semakin besar perusahaan
tersebut, maka struktur organisasi yang ada di dalamnya semakin komplek dan
gemuk. Sebaliknya, sebuah perusahaan yang masih berskala kecil, tidak
membutuhkan struktur organisasi yang terlalu besar sehingga cenderung memilih
struktur yang ramping namun efektif.
Selain faktor ukuran perusahaan, hal lain yang menyebabkan
setiap perusahaan berbeda penerapan struktur organisasi perusahaan adalah
faktor keluasan jaringan usaha. Di sisi lain, jumlah karyawan juga turut
mempengaruhi pembentukan struktur organisasi perusahaan tersebut. Visi serta
misi perusahaan juga menjadi salah satu faktor yang menyebabkan struktur
organisasi suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain.
Dengan kondisi ini, maka bisa jadi sebuah perusahaan lebih
sesuai menggunakan struktur organisasi perusahaan bertipe A. Sebaliknya, perusahaan
sejenis justru lebih efektif dengan mengunakan struktur organisasi perusahaan
bertipe B. Begitu seterusnya, sehingga tidak bisa dikatakan struktur organisasi
perusahaan A lebih baik daripada strukrut organisasi yang dikembangkan oleh
perusahaan B. Semua itu ditentukan oleh beragam faktor dimana setiap perusahaan
memiliki kondisi yang tidak sama.
Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi perusahaan
digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Struktur
organiasasi tersebut menjadi media untuk segala aktivitas perusahaan tersebut.
namun demkian, untuk penerapan sistem struktur organisasinya, ditentukan pada
keadaan perusahaan itu sendiri.
Ini merupakan sebuah masalah untuk masing-masing perusahaan
dalam mencari struktur organisai mana yang sesuai. Dengan demikian, perusahaan
memerlukan proses yang lebih lanjut untuk menentukan struktur organisasi
perusahaan mereka. Hal ini bisa dilakukan dengan cara melakukan penelitian
internal atau pula meminta bantuan dari konsultan perusahaan eksternal untuk
memberikan masukan tentang jenis struktur organisasi apa yang tepat bagi
perusahaan tersebut.
Macam Struktur
Organisasi Perusahaan
Sebuah organisasi yang baik, pasti akan memiliki struktur
organisasi yang jelas. Termasuk di dalamnya adalah lingkup perusahaan, yang
membutuhkan alur jelas dalam setiap kegiatan yang berlangsung di perusahaan
tersebut.
Mengapa kegiatan harus diorganisasikan? Hal ini dimaksudkan
bahwa semua kegiatan yang ada dalam organisasi tersebut perlu dipersiapkan
secara matang dan disusun serta dialokasikan. Setelah ketiga hal tersebut bisa
diselesaikan, maka perlu proses pelaksanaan oleh semua unsur yang berada di
dalam organisasi tersebut. dengan demikian maka tujuan organisasi bisa dicapai
dengan efisien serta efektif. Di dalam proses pengorganisasian ini terdapat
kegiatan mulai dari perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan serta
pengkoordinasian pekerjaan dalam sebuah lingkup dan struktur tertentu.
Secara umum, struktur organisasi sendiri terbagi menjadi lima
kelompok besar. Kelima jenis struktur organisasi tersebut diantaranya adalah :
1. Struktur Organisasi Fungsional
Pada struktur organisasi ini terdapat lima kelompok kerja
utama, yaitu divisi pemasaran, divisi produksi, divisi personalia serta divisi
pembelanjaan dan bagian umum. Pada struktur seperti ini, biasanya memunculkan
personil yang memiliki kecintaan berlebih terhadap bagian yang mereka hadapi,
sehingga enggan ketika harus dipindah ke bagian lain karena merasa kurang
mampu. Oleh karena itu, untuk mengatasi hal tersebut sebelum menjadi kendala,
ada baiknya perusahaan yang menggunakan sistem ini sering mengadakan rotasi
atau perputaran kerja pada karyawanannya. Hal ini demi menghindarkan kejenuhan
dari karyawan tersebut serta untuk memberikan kesempatan belajar yang sama
kepada setiap orang. Dengan demikian, masing-masing orang memiliki pengetahuan
yang sama pada setiap divisi tanpa ada yang harus menjadi seorang spesialis.
2. Struktur Organisasi Proyek
Dasar dari struktur organisasi proyek ini menggunakan
struktur organisasi fungsional. Dimana dalam struktur organisasi ini, pengelola
proyek memiliki kewenangan untuk memilih dan memindahkan setiap personil dari
divisi lain, untuk bekerja pada proyek yang sedang dijalankan. Dengan demikian,
hal ini akan menyebabkan duplikasi kerja pada masing-masing bagian.
Dampak dari struktur organisasi ini, akan memunculkan
keresahan dari kalangan pekerja dan juga manajer masing-masing bagian. Di
kalangan pekerja, akan muncul keresahan mengenai posisi mereka jika proyek yang
saat ini sedang dikerjakan sudah usai. Apakah masih pada divisi proyek yang
dijalankan tersebut, atau dikembalikan pada divisi semula sebelum mereka
dipindahkan ke divisi proyek.
Sementara, di kalangan manajer bagian pun memiliki keresahan
yang tidak jauh berbeda. Keresahan yang timbul tersebut berupa munculnya
ketakutan apabila personil yang ada di bawah divisi mereka, ditarik seluruhnya
pada divisi proyek. Sehingga pada nantinya, masing-masing bagian akan
kekurangan personil dan tugas yang seharusnya bisa diselesaikan menjadi
terbengkalai.
Hal ini menimbulkan ketidakefektidan dari masing-masing
personil. Sebab, adanya ketidaknyamanan tersebut akan berdampak pada kualitas
kerja personil. Disamping itu, tingkat ketrampilan personil di proyek pun
kurang begitu optimal karena diambilkan dari personil yang bukan ahli di bidang
tersebut.
3. Struktur Organisasi Matriks
Struktur ini disusun dengan melihat sisi positif struktur
organisasi fungsional dan organisasi proyek. Dalam struktur ini, setiap
personil dikumpulkan dengan melihat fungsi mereka guna mengerjakan proyek
tertentu. Di sini, manajemen proyek ditempatkan dalam struktur manajemen
tersendiri, namun tetap ada dalam pengawasan manajemen proyek.
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah bahwa sistem
ini hanya bisa digunakan pada sebuah perusahaan yang berskala besar. selain
itu, apabila sistem yang ada tidak bisa berjalan lancar, berpotensi menyebabkan
pertentangan serta kesenjangan pada setiap bagian fungsional dengan bagian
manajemen proyek.
4. Struktur Organisasi Usaha
Jenis struktur ini juga banyak diadopsi oleh perusahaan yang
berskala besar. Hal ini karena pada perusahaan besar sering muncul proyek
penelitian serta pengembangan produk dari yang sebelumnya ada. Biasanya,
langkah nyata yang dibuat adalah dengan membentuk sebuah organisasi fungsional
pada perusahaan itu. Tujuannya agar semua aktivitas bisa berjalan mandiri
dengan luwes menggunakan sumber daya manusia dan biaya yang sudah dipisahkan.
Pada kondisi ini, yang dibutuhkan adalah sebuah kerjasama antara teknisi,
peneliti serta bagian pemasaran. Khususnya, pada saat proses pengembangan
produk hendak dilakukan.
5. Struktur Organisasi Tim Kerja
Struktur ini digunakan dalam kondisi di luar perencanaan,
seperti adanya proyek yang harus dilakukan secara mendadak dan bersifat
sementara. Personil yang ada dalam struktur ini adalah para pekerja senior,
dimana mereka tetap dibebani dengan tugas utama mereka. Namun, dengan
pengalaman yang mereka miliki, biasanya para personil ini memiliki kemampuan
tersendiri mengatasi masalah yang muncul secara mendadak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar