by Yulius Eka Agung Seputra,ST,MSi
Yang dimaksud
dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan komunikasi
antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan transaksional dimana
komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui media tertentu dengan
maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat Gibson (1994) proses
komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator, pesan, perantara,
penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang
mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa,
mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara
Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pendekodean
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Dalam konteks
organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat model dapat
disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan
antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi antar
individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan. Harapan ini
kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban untuk
mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat mempengaruhi dan
memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama mewujudkan tujuan
organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang efektif. Apabila
komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja dan kemudian
akan memunculkan kepuasan kerja.
Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana
manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur].
1. Tujuan
organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
2. Manajemen TIDAK
MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jikaada tujuan yang akan dicapai
atau diselesaikan.
Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak
pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
1. Bentuk
komunikasi apa yang terjadi
2. Metode dan
teknik apa yang dipakai
3. Media apa yang
dipakai
4. Bagaimana
prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
A. Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di
antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Gambar di
bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang
putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami;
hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat
luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan
yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya
satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan
suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota
suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas
banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
B. Unit Komunikasi
Suatu
sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan
yang mampu berada dalam duakeadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi,
keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi
organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan
[posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam
suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu
lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan
tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan
eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat
dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang
terjadi :
1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan
pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The English
Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang
lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap
dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret
: menguraikan atau memahami sesuatu
dengan suatu cara tertentu].
Secara teknis,
seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda
tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda.
Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat
diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu
pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi dan Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen] [lihat skema Internal Audience]. Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI
VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan
dengan cara timbal balik [two way
traffic communication].
a Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman,
rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
b Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
[lihat contoh skema]
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi
dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal
ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi
terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi.
Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan
audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah]
peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public[karyawan] dan external
public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona
[Interpersonal Role]
" Peranan Tokoh [figurhead role]
" Peranan Pemimpin [leader role]
" Peranan Penghubung [liaison role]
2. Peranan
Informasional [Informational Role]
" Peranan Monitor [monitor role]
" Peranan Penyebar [disseminator role]
" Peranan Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
" Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler
role]
" Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
" Peranan Perunding [negotiator role]
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternalaudience]
1. " Komunikasi
dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/
media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster,
Konferensi pers, dll
2. " Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi
2. Jaringan Komunikasi
Menurut De Vito (1997), jaringan komunikasi adalah saluran
yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain dalam
organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda besar dan strukturnya pada
masing-masing organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan kepentingan dan
tujuan organisasi tersebut. Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan
atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal dan
2) jaringan komunikasi
Informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi
secara formal dan informal.
1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara
para anggota organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan ditentukan
dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan
tingkah laku organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu,
posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan.Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur yakni:
1. Komunikasi ke
Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari
atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada
bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan
pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan
kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan:
Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum.
Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk
merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang
timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini
dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol, dalam
bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
2. Komunikasi ke
Atas
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah ke
atas, yakni pesan yang disampaikan oleh para anggota organisasi/ bawahan kepada
pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran atau
bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan
fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas ini juga menjadi
saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang
berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan:
pemberian laporan, pemberian saran/pendapat, baik secara lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol dan gambar.
3. Komunikasi
Horizontal
Komunikasi horizontal atau mendatar terjadi diantara
orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang disampaikan
biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling memberi
informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan untuk
mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk memelihara
keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara;
rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi
diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa
memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam
komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang
memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut
juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai
orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara
resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat
bagi organisasi. .
D. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Sebuah
organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika
komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa yang
akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa
memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak
berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang tidak dapat
mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam
pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya.
Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar
kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi organisasi
maka yang terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang dalam
organisasi, karena peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Jika
jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka
dibutuhkan sebuah jalinan. Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi.
Komunikasi antara seorang pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan
atasan, atau komunikasi sesama bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal
dengan istilah Downward communication, Upward communication, dan Horizontal
communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi mempunyai
empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali (kontrol/
pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya banyak
sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi
(pesan) dalam organisasi.
Sedangkan menurut
Thayer ada lima yaitu:
1. untuk
memberi informasi,
2. membujuk,
3. memerintah,
4. memberi
instruksi, dan
5. mengintegrasikan
organisasi.
Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya adalah untuk
mengatur, untuk melakukan pembaruan, integrasi, memberikan informasi dan
instruksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar