by yulius eka agung seputra,st,msi
ORGANISASI SEBAGAI SEBUAH SISTEM
Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok
orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang,
jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Tujuan disini dapat di definisikan
sebagai output, dan untuk menjadi output di perlukan input. Input dapat berupa
raw material, sumber daya manusia, uang, informasi dan lain – lain. Sistem
sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau
energi.
Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi
output dan di perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi
struktural yang ada sebagai contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan
lain -lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang
di hasilkan selama berjalan. Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan
di kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen dimana akan di gunakan untuk
mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan.
Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita
namakan dengan istilah business process. Business process akan berkembang terus
sejalan dengan berkembangnya organisasi.
Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure,
system, style, staff and skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial,
ini cara paling pas melihat organisasi dari perspektif lebih lebar. Inilah cara
menterjemahkan “patterns” dan “events”. Pada masa lalu, kita melihat organisasi
hanya fokus pada bagian-bagian tertentu. Bila sebuah departemen bekerja bagus
sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi akan
menderita.
Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam
organisasi, khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat
dan daerah, mandor dan buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli
pada apa yang bekerja di dalam organisasi dan feedback. Jadi, bila ada
persoalan dalam organisasi, manajer tidak serta merta fokus pada persoalan yang
dilaporkan, melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih besar. Manajer lebih
fokus pada hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih fokus
pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan
yang selalu berulang sejak masa lalu.
Teori Sistem dan Berfikir Sistem
Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks
adalah teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah
satu alat bantu
analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir
sistem adalah sebuah cara membantu seseorang melihat dunia — termasuk
organisasi — dari perspektif yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan
dibandingkan melihat tindakan secara khusus. Cara pandang yang luas membantu
menemukenali isu-isu yang mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.
Karakter Sistem
Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan
struktur bukan penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku
yang bermacammacam, dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan.
Kerapkali, kita hanya melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah
tindakan-tindakan yang reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.
Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan hanya
merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari sebuah
topik. Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah, maka
Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil. Sistem memiliki batas
maksimum. Bila kita mencoba menciptakan sistem yang lebih besar, maka sistem
itu akan memecah diri untuk mencapai kestabilan baru. Terlalu sering di dalam
organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar
– sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi
hanya melihat tindakan, bukan perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya.
Jadi kita hanya berfikir jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.
Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari
keseimbangan di lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan
lingkungannya, cenderung cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client
atau pelanggan. Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya.
Coba perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem yang sama
dan terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi. Dan pada gilirannya,
anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang tapi tidak bias menemukan
si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita bisa
melakukan intervensi yang sistemik.
ORGANISASI SEBAGAI
SISTEM SOSIAL
Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi
adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan
hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan
pengertian dari sosial adalah manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para
anggotanya(dikutip dari W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan
orang-orang dalam masyarakat dianggap sebagai sistem yang disusun oleh
karakteristik dari suatu pola hubungan dimana sistem tersebut bekerja untuk
mewujudkan keinginannya. Beberapa hal yang menggambarkan organisasi sebagai
system social antara lain dengan adanya organisasi social dan organisasi
social.
Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan
tentang bagaimana orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam kaitannya
dengan organisasi sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi
mencakup berbagai aspek seperti : publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh
PSSI (Persatuan Sepakbola Seluruh Indonesia) sebagai organisasi yang bergerak
dibidang olahraga sepakbola tidak hanya terpaku pada satu aspek kajian yaitu
sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus dikaji untuk memajukan organisasi
dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia. Aspek yang dikaji antara
lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa kaitan sepakbola
dengan bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola memiliki
kaitan dengan aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang
dapat menghasilkan income.
Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis,
masyarakat merupakan pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah
factor pendukung dimana masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.
Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua
pekerjaan dilakukan dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi,
organisasi akan berjalan dengan baik jika diaturr dengan sistem yang baik
sehingga cakupan sosial didalamnya dapat bekerja sesuai pakem yang telah diatur
dalam suatu sistem. Cakupan social yang dimaksud adalah pekerjaan, komunikasi
serta koordinasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan
bersama.
Faktor faktor
Organisasi antara lain(menurut John Willey)
- Manusia
- Teknologi yang digunakan
- Tugas/ kerja
- Budaya organisasi
Manusia merupakan salah satu factor penting dalam organisasi.
Manusia itu sendiri merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia
bekerja tidak sendiri, maka manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam
bekerja. Dengan demikian aspek social tidak dapat dipisahkan dari organisasi.
Dan dapat dikatakan juda bahwa Sistem social itu juga merupakan organisasi dan
sebaliknya.
RUANG LINGKUP
ORGANISASI DAN METODE
A. Sifat dan maksud organisasi dan metode
Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup organisasi
metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode.
Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata cara
kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi menejemen. Sedangkan pengertian
organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara kerja
merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara kerjanya
sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen dalam
organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan maksud organisasi
metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha
memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian efisiensi yang
maksimal pada organisasi tersebut.
B. Pengertian efisien
Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara
hasil yang diperoleh ata output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber
daya dan waktu yang akan digunakan. Jika dirumuskan :
Efisien = output/input
Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan
syarat dan tujuan pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode
sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen
bisa memanfaatkan sumber sumber yang tersedia secara maksimal.
Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah
:
1. Pencapaian
target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai dengan waktu yang telah
di tetapkan, tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
2. Ekonomis
artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan sumber daya
(biaya, tenaga, material, peralatan, dan waktu) digunakan setepat tepatnya.
3. Pelaksanaan
kerja bisa dipertanggung jawabkan
4. Harus benar
benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan
kemampuan perseoranga.
5. Rasionalitas
wewenang dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang
dibebankan harus seimbang.
6. Prosedur
kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk
mencerminkan bahwa organisasi dan metode adalah kegiatan yang praktis maka
targetnya adalah efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggung
jawabkan, serta pelayanan yang memuaskan.
Cara peningkatan
efisiensi kerja :
1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat
3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai
tujuan yang setepat tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk
pengembangan dan
kemajuan yang berkesinambungan.
Ruang lingkup
organisasi dan metode
Dengan melihat maksud dan sifat organisasi dan metode
merupakan pelayanan bagi manajer dan addministrasi dalam melaksanakan fungsi
manajemen maka organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam
pelaksanaan teori teori organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.
Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat
dipahami ruang lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang khusus
dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scope nya.
Kegiatan kegiatan
yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :
1. Analisis organisasi (organization analysis)
2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the
organization)
3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work
methods, procedure and systems)
4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen
(record retention and schedule)
6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office
equipment)
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan
ruang kerja (ofiice layout and space planning)
10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode
11. Pentingnya buku pedoman kerja
12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja
13. Analisis kepegawaian
14. Pentingnya penyederhanaan kerja
15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode
16. Kesimpulan akhir (final conclusion)
Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode
maka pembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada
pembahasan tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya
dengan asas efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara
kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang
dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya
(alam, manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar