by yulius eka agung seputra,st,msi
Tema utama pada tengah abad terakhir dalam teori organisasi
adalah interaksi antara struktur organisasi dan manusia, masih menjadi
perdebatan apakah struktur organisasi sebagai penentu perilaku manusia dalam
organisasi.
Charles Perrow mengutarakan bahwa banyak keluhan yang ada
mengenai manusia yang bekerja dalam bidang sumber daya manusia diantaranya
yakni rendahnya kualitas, rendahnya pendidikan serta sudut pandang yang sempit
tentang manusia. Mereka cenderung bersikap menghukum yang didasarkan atas
keyakinan bahwa perintah & disiplin dapat menyelesaikan masalah. Studi
Perrow tentang perilaku para pelamar untuk posisi rehabilitasi anak, mereka
semula bersikap permisif. Setelah mereka bekerja beberapa lama mereka bersikap
suka menghukum serta berpandangan sempit tentang masalah yang mereka tangani.
Teori lain mengatakan bahwa manusia dalam organisasi
cenderung membentuk struktur organisasi yang ada; misalnya dalam membuat
keputusan, memimpin, mengatasi konflik yang ada dalam struktur, nilai dan
budaya organisasi Lebih jauh perhatian tentang peran manusia dalam organisasi
diarahkan pada kemungkinan memperbaiki organisasi. Hal ini dilakukan tidak
dengan cara mengubah struktur yang ada tapi melatih manusia melalui training
agar proses dalam kelompok lebih efektif (Owens, 1987)
Dalam makalah ini akan dibahas lebih lanjut mengenai teori
sistem dan perilaku organisasi yang meliputi beberapa pokok bahasan yakni; tinjauan
umum teori sistem, teori sistem sosial; teori peran, konsep peranan dan
hubungannya dengan teori sistem sosial serta teori kontingensi.
Tinjauan Umum Teori
Sistem
Upaya mendeskripsikan, menjelaskan dan memprediksi perilaku
organisasi umumnya berasal dari teori sistem. Seorang biolog Ludwig von
Bertalanffy menyatakan bahwa teori sistem dapat dianalogikan dengan sistem yang
ada pada organisme. Organisme sel itu terdiri atas sel-sel, dan sel-sel
membentuk suatu molekul. Tiap bagian yang ada membentuk sistem yang
terintegrasi dan terdiri dari struktur yang saling bergantungan dan bekerja
secara harmonis. Tiap molekul tahu tugas masing-masing dan harus dapat
bekerjasama serta memenuhi aturan yang ada.
Hukum keteraturan merupakan konsep yang bersifat menyeluruh.
Ide tentang keteraturan merupakan ide dasar dalam memahami dan menganalisis
situasi yang kompleks.
Teori sistem memiliki dua konsep dasar yaitu pertama, konsep
subsistem yang melihat hubungan antar bagian sebagai hubungan sebab akibat.
Konsep kedua memandang sebab jamak (multiple causation) sebagai hubungan yang
saling berkaitan yakni tiap bagian merupakan kompleks (kumpulan) yang tiap
faktornya saling berkaitan. (Owens; 1987)
Teori Sistem Sosial;
Teori Peran, Konsep Peranan dan hubungannya dengan Teori Sistem Sosial
Ada dua pola sistem yakni open system (sistem terbuka) dan
closed system (sistem tertutup) dalam konteks hubungan organisasi dengan
lingkungan eksternal. Suatu sistem adalah “terbuka”, jika mempunyai transaksi
dengan lingkungan mana ia berada. Transaksi antara suatu organisasi dengan
lingkungannya mencakup “input” dan “output”. Input biasanya dalam bentuk
informasi, energi, uang, pegawai, material dan perlengkapan yang diterima
organisasi dari lingkungannya. Output organisasi pada lingkungannya dapat
berbentuk macam-macam tergantung pada sifat organisasi (Wexley & Yukl;
1995).
Hubungan pada tiap
aspek input dan output yang ada di sekolah dengan lingkungan yang lebih luas
merupakan suatu interaksi yang membentuk siklus yang tiada akhir.
Konsep input-output sering disebut sebagai model linear,
yaitu teori yang menjelaskan bagaimana sistem dapat dijelaskan dalam konteks
dunia nyata. Suatu teori yang beranjak dari konsep umum ke khusus yang tampak
logis, rasional dan teratur berupaya untuk mencari jawaban terhadap upaya
menghubungkan nilai input dan nilai output sehingga menghasilkan efisiensi
biaya. Dalam konteks sekolah, siswa dan guru berupaya mencapai tujuan formal
sekolah dengan keyakinan, tujuan dan harapan. Mereka akan mematuhi hukum, aturan
dan disiplin agar dapat mempertahankan diri daripada memikirkan komitmen yang
tidak jelas. Pendekatan lain dalam memahami organisasi sekolah dan perilaku
anggotanya adalah dengan berfokus pada apa yang sebenarnya terjadi. Hal ini
berpusat pada proses yang terjadi di dalam yaitu sistem organisasi yang
dipandang sebagai sistem total dari konteks yang menggambarkan seluruh pola
yang ada.
Organisasi sebagai sistem yang menciptakan dan menjaga
lingkungan didalamnya memuat interaksi manusia yang kompleks (baik antar
individu maupun dalam kelompok). Organisasi sekolah, misalnya, harus dipandang
sebagai hubungan antara perilaku manusia dan konteksnya. Dengan demikian,
perilaku organisasi difokuskan pada sekolah sebagai suatu sistem.
Andrew Halpin dan Don Croft meneliti tentang iklim sekolah
yang berfokus pada karakteristik internal organisasi sekolah yang seakan
terpisah dari pengaruh lingkungan. Hal ini akan memudahkan peneliti karena
memisahkan unsur lingkungan sekolah dengan konteks yang lebih luas.
Organisasi dengan sistem terbuka dapat digambarkan seperti
fenomena nyala api lilin, sinar yang dipancarkannya akan memengaruhi kondisi
lingkungan di sekelilingnya. Daniel Griffiths mengatakan bahwa organisasi
(sistem) berada dalam lingkungan (suprasistem) yang didalamnya memuat pula sub
sistem (perangkat administrasi dalam organisasi). Batasan antar sub sistem
dibuat dengan garis putus-putus yang berarti antar bagian dapat saling menembus
(permeable). Antara subsistem yang terlibat dapat saling mempengaruhi lewat hubungan
yang interaktif dan adaptif antar komponen. Masalah yang terjadi pada satu
bagian dapat menjadi ancaman terhadap fungsi keseluruhan. (Owens; 1987)
Adapun karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya
kecenderungan yang kuat untuk bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi
yang statis. Sifat ini menunjukkan adanya kebekuan atau tepatnya keseimbangan
yang beku. Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika. Ia
mempunyai pengertian dipergunakan pada setiap sistem yang tertutup dengan tidak
adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja atau usaha
transformasi (Miftah Thoha; 2008).
Teori Peran
Erving Goffman menganalogikan situasi kehidupan sehari-hari
dengan peran di panggung ketika menganalisis perilaku interpersonal manusia
dalam organisasi. Tiap organisasi harus mengartikan peran individu yang
terlibat yang dipengaruhi oleh interaksi dinamis dengan orang lain. Seperti
aktor dan penonton, peran yang dijalani oleh pimpinan, misalnya dibentuk oleh
harapan atasannya dan juga oleh kehadiran orang lain. Kehadiran orang lain
(direktur dan orang lain) bertujuan untuk mengontrol situasi dan organisasi
agar orang-orang yang terlibat berperilaku seragam (conform).
Adapun beberapa istilah mengenai peran ini sebagai berikut;
1. Peran adalah
konsep psikologis tentang perilaku yang timbul dalam interaksi dengan manusia
lain. Tiap posisi membawa harapan tertentu bagi pelaku dan organisasi lain.
2. Deskripsi peran,
yaitu perilaku aktual yang ditunjukkan. Lebih tepat lagi berkaitan dengan lagi
persepsi seseorang tentang perilaku yang harus dijalankan.
3. Peran preskriptif
merupakan ide abstrak tentang norma umum yang terdapat dalam budaya tentang
peran yang diharapkan.
4. Harapan peran,
yaitu harapan orang lain terhadap peran yang harus dijalankan orang lain,
misalnya guru terhadap kepala sekolah, kepala sekolah terhadap guru. Jika
mereka berinteraksi artinya mereka memiliki harapan peran yang saling
melengkapi (bersifat komplementer).
5. Persepsi peran,
merupakan persepsi yang dimiliki seseorang terhadap peran yang seharusnya
dilakukan orang lain.
6. Peran manifes
(nyata) dan peran laten, hal ini berasal dari kenyataan bahwa seseorang
mempunyai lebih dari satu peran. Peran manifes merupakan peran yang
ditunjukkan, lainnya akan menjadi peran laten.
7. Konflik peran.
Hal ini dapat terjadi dan merupakan sumber dari kinerja yang tidak baik. Contoh
nyata dari konflik peran yaitu dua orang tidak mampu untuk membangun hubungan
yang memuaskan secara timbal balik. Hal ini bisa berasal dari banyak sebab,
yang menimbulkan kebingungan antara harapan peran dan persepsi peran. Konflik
peran juga dapat terjadi pada individu yang sama: harapan peran berkonflik
dengan kebutuhan pribadi misalnya konflik peran pada kepala sekolah .
8. Ambiguitas peran.
Hal ini dapat terjadi ketika preskripsi peran mengandung elemen yang
kontradiktif atau kabur.
Sebagai contoh hal ini dapat dilihat pada perbedaan kerja
antara bidang administrasi dan supervisi. Supervisor sering merasa memiliki
otoritas hirarki di atas guru. Mereka terkadang harus melawan perannya saat
harus melatih dan menghilangkan otoritasnya terhadap guru. Konflik peran dapat
menimbulkan tekanan dan ketidakpastian, yaitu suatu ketidakkonsistenan dalam
perilaku. Hal ini berdampak pada perilaku yang tidak bisa diprediksi dan tidak
bisa diantisipasi terutama bila terjadi tekanan atau konflik interpersonal.
Orang yang berada pada situasi ini akan menjadi tidak mampu menghadapi situasi
tersebut. Menghadapi situasi yang demikian kadang dilakukan dengan
penghindaran, misalnya menghindari diskusi dengan obrolan-obrolan biasa yang
tidak penting.
Seting Peran (Role Set)
Dalam kelompok, posisi bawahan tidak dapat dihilangkan, namun
posisi tersebut dapat digantikan oleh orang lain. Dalam seting peran terdapat
pelaku dan pengamat. Seting peran tidak akan lengkap sampai orang ketiga
ditambahkan, yaitu orang yang mendukung peran utama. Sebagai contoh, seting
peran dapat ditambahkan misalnya komposisi yang terdiri atas 12 orang (2
atasan, 4 bawahan dan 6 kolega). Kolega berperan sebagai pengirim peran
(mengkomunikasikan harapan peran). Hal ini dapat menjadi sumber konflik karena
adanya ambiguitas peran.
Robert Kahn meneliti konsep operasional teori peran untuk
menjelaskan dan mengatur konflik dan ambiguitas peran dan mengorelasikannya
dengan sikap anggota organisasi terhadap situasi kerja. Sikap sebagai fungsi
perilaku memegang peranan terhadap seting peran. Dengan demikian role set
merupakan konsep penting dalam memahami seting sosial tempat individu memberikan
kontribusinya. Konstruk ini dapat berguna dalam menganalisis perilaku
interpersonal dalam suatu kerja organisasi, misalnya pimpinan akan konsern pada
memfasilitasi penerimaan, pengembangan dan alokasi peran yang diperlukan agar
kelompok dapat berfungsi dengan baik.
Jarak antara konsep peran pada individu dapat timbul dari
peranan yang dijalankan dengan derajat kebebasan dalam menjalankannya.
Keseimbangan
Dalam organisasi orang ingin memuaskan kebutuhannya. Orang
mempunyai kebutuhan yang harus dipenuhi oleh organisasi dengan perannya. Hal
ini digambarkan oleh Gelzel dan Guba dalam pendekatannya mengenai model sistem
sosial.
Keseimbangan antara manusia dengan organisasi perlu dijaga
dalam stau bentuk status quo. Untuk menjaga hal tersebut diperlukan adannya
ekualibrium (keseimbangan) antara kebutuhan manusia sejauh itu seimbang dengan
organisasi. Hubungannya akan memuaskan dan berlanjut pada level yang produktif.
Chester Barnand mendefinisikan ekuilibrium sebagai
keseimbangan yang dicapai dengan kepuasan. Hasil dari keseimbangan ini akan
menghasilkan keberlanjutan antara individu dan organisasi dalam hubungan yang
saling menguntungkan.
Istilah efektivitas adalah terpenuhinya tujuan yang
ditetapkan dengan kerja yang mendukung ketercapaiannya. Efisiensi mengacu pada
kemampuan organisasi untuk menjaga keberlanjutan partisipasi individu dengan
memberikan kepuasan yang memadai. Barnard mengatakan bahwa organisasi melakukan
kerjasama dengan mendistribusikan hasil produktif ke individu. Hasil produktif
ini bisa materi dan kepuasan sosial. Keduanya dapat diterima secara umum karena
dapat memenuhi kebutuhan individu tetapi dalam proporsi yang berbeda.
Kepuasan yang dicapai bervariasi, bergantung pada pengukuran
serta tindakan serta lingkungan dimana individu terlibat. Orang akan merasa
puas bila mendapat materi atau uang walau kadang mereka merasa tidak aman dan
tidak nyaman.
Dengan demikian perilaku organisasi tidak hanya pada level
kinerja yang formal yang dapat diterima tetapi juga pada komunitas dan pada
perilaku. Perilaku ini akan meluas sampai pada pakaian yang digunakan, cara
berbicara dan lain-lain.
Mekanisme dua kebutuhan ini (institusi dan individu) muncul
bersama dalam kerja kelompok. Interelasi dinamik yang terjadi bukan hanya
berasal dari hubungan interpersonal yang alami tetapi juga dari institusi serta
kebutuhan yang saling mengait dengan individu yang berpartisipasi. Pembentukan
peran melalui institusi, akan berjalan seiring perkembangan iklim sistem sosial
dan aspek kepribadian yang semuanya merupakan perpaduan dari interaksi yang
terjadi.
Dalam sebuah organisasi, peran punya pengaruh lebih besar
dalam perilaku. Sebagai contoh seseorang yang menunjukkan sindrom otoritatif
yang ditampakkan pada orang lain. Sifatnya orang ini stabil, dapat dibaca dan
berambisi membentuk perilaku orang lain sesuai dengan cara pandangnya. Biasanya
mereka cenderung berfikir dengan dikotomi sederhana; hitam-putih (sedikit
abu-abu), tipe ide konkrit (kurang sabar terhadap pemikiran
abstrak/ambiguitas), mengidentifikasi diri secara kuat pada kelompok atau orang
yang berpengaruh, dia merasa tidak aman dengan situasi ambigu, sulit percaya
kepada orang lain.
Mary Crow dan Merl Bonney menggambarkan dampak dari sikap
otoritatif jika terjadi pada seorang pemimpin di sekolah: berpakaian konservatif,
menempatkan orang yang disukai dekat dengan dirinya dan mengambil jarak dengan
orang yang tidak disukai, menempatkan disiplin yang ketat tetapi bersikap lunak
pada pimpinan. Pimpinan ini akan menekankan guru harus jujur, jadi warga negara
yang baik, menekankan disiplin di kelas, dan bekerja keras jika ingin berhasil.
Hasilnya siswa takut pada guru, guru takut pada pimpinan, pimpinan takut pada
pengawas, pengawas takut pada dewan.
Dalam sejarah administrasi sekolah dapat dilihat hubungan
antara tugas pengawas dan kepala sekolah. Meskipun gaji pengawas lebih banyak,
orang yang berkualitas tak tertarik memasukinya dan lebih memilih mengajar di
universitas. Dalam kerja sebagai pengawas terdapat kondisi seperti jam kerja
yang lama dan tekanan adalah hal yang dihadapi pengawas. Selain itu tugas
tersebut tidak memenuhi kebutuhan untuk pencapaian pemenuhan diri. Agar orang
tertarik jadi pengawas sekolah harus menyediakan kombinasi reward material dan
psikologis.
Dalam membahas dalam keseimbangan yang berasal dari sudut
pandang teori sistem, tak hanya membahas antara hubungan kebutuhan individu dan
organisasi, tetapi lebih luas dari itu. Dalam sistem yang terbuka, organisasi
dengan sistem yang lebih luas orang akan berinteraksi aktif dengan sistem
eksteranal yang terdapat pada lingkungannya.
Perubahan di lingkungan akan menstimulasi reaksi orang secara
statis atau dinamis dengan tetap menjaga status qou. Keseimbangan dinamis
dicirikan dengan pengaturan subsistem internal atau dengan mengubah tujuan agar
sesuai dengan iklimpada lingkungan. Hal ini akan menjaga sistem siap dan mudah
beradaptasi.
Homeostatis
Sistem terbuka cenderung mengatur diri agar tetap dalam
keadaan seimbang (contohnya pada makhluk biologis dan manusia). Dalam sistem
sekolah: sistem komunikasi yang dibangun dengan baik, proses mengambil
keputusan akan membuat sekolah dapat beradaptasi dan bertindak efektif dengan
adanya perubahan pada lingkungan.
Feedback
Menurut John Ptiffner & Frank Sherword, komunikasi
berlangsung secara timbal balik. Jenis komunikasi yang diterima aktor dari
penonton secara langsung. Kalau penonton antusias aktor juga akan antusias.
Informasi mengalir dan memberi efek saling mempengaruhi.
Sistem yang tak menyediakan feedback tidak akan mengalami
transmisi informasi yang akurat pada pengambil keputusan. Organisasi akan sulit
untuk bereaksi secara tepat pada perubahan lingkungan (akan statis) kurang bisa
melakukan koreksi diri. Proses homeostatis penting untuk menjaga lingkungan
melalui upaya adaptif dengan suatu proses perubahan.
Dalam sudut pandang sistem sosial, organisasi sebagai sistem
terbuka memiliki subsistem internal dan juga merupakan bagian dari suprasistem
yang berinteraksi melalui melakukan pertukaran input dan output. Organisasi
juga mempengaruhi lingkungan (suprasistem) dan juga dipengaruhi oleh perubahan
yang ada dalam suprasistem.
Bisa saja organisasi mengabaikan hal tersebut dengan cara
mengisolasi diri (jadi tertutup). Organisasi berusaha mengakomodasi perubahan
lingkungan dengan mengubah cara adaptasi yang pada akhirnya organisasi dapat
mengadaptasi perubahan lingkungan dengan membangun keseimbangan baru.
Dalam dunia yang didominasi perubahan yang cepat dan
intensif, organisasi dengan feedback yang jelek atau homeostatis yang lemah
akan mengalami disorganisasi. Hal yang perlu diingat, inti yang ada pada teori
sistem yaitu konsep bahwa sistem terdiri dari subsistem yang memilih interaksi
yang saling tergantung serta bekerja sama dengan tujuan saling menguntungkan.
Seperti model Getzels Guba, sekolah sebagai sistem sosial
yang terbuka memiliki dua subsistem yang berinteraksi, yakni sistem
instruksional dan sistem manusia. Kedua hal ini dapat menjelaskan dinamika
perilaku organisasi. Pada pertengahan tahun delapan puluhan, organisasi
memiliki lebih dari dua subsistem dan analisis perilaku organisasi memerlukan
konsep yang lebih kompleks. Pendekatan yang lebih akurat dan berguna adalah
dengan mengkonseptualisasikan organisasi, misalnya sistem sekolah sebagai
sistem sosio teknikal.
Fungsi manajemen
Menurut Henry Fayol Manajer memiliki beberapa fungsi yaitu
merencanakan, mengorganisasi, memeritah, mengkoordinasi dan mengendalikan.
Tetapi dari kelima fungsi ini dapat di ringkas menjadi empat: perencaan,
pengorganisasiaan, pemimpinan dan pengendalian.
Perencaaan, mencakup penetapan tujuan, penegakaan strategi
dan pengembangan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasiaan , menetapkan apa tugas-tugas yang harus
dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugas-tugas itu
dikelompokkan dan bagaimana hubungan struktur kerja harus dibuat.
Kepemimpinan, mencakup hal hal yang berkaitan dengan
bagaimana memotivasi karyawan, mengarahkan orang lain, menyeleksi saluran,
saluran komunikasi yang paling efektif dan yang tidak kalah penting adalah
bagaimana mengelola dan memecahkan konlik agar tidak menyimpang dari tujuan
organisasi.
Pengendalian, Tugas ini mencakup bagaimana memantau
kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan agar tidak ada penyimpangan arah yang
telah ditetapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar