by yulius eka agung seputra,st,msi
LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian
manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau
mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan
oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang
dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja
dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan. Merchant (1998) mengatakan
bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen,
perilaku berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk membantu,
mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor
perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah
organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi
yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat
membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam
pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan
(Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik
jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam
organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian
dan kenyamanan dalam bekerja.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
lsinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
Organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan
sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari
tugas-tugas dan wewenang (Robert Bonnington, 1973). Sendjaja (1994) menyatakan
fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
· Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi
konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga
informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti,
dan sebagainya.
· Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu:
1. Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
2. Berkaitan dengan
pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
3. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
4. Saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam
diri karyawan terhadap organisasi.
· Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
· Fungsi
integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia
Moss
The Controlling Style
controlling style communication ditandai dengan adanya satu
kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran
dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini
dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak – pihak yang memakai controlling style of communication
ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka
untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian
untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian
pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan
untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir
dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan
kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak
berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha
menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of
communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja
dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun
demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada
negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang
negatif pula.
The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara
terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat
mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan
informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi
mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini
ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini
ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan
maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).Orang-orang yang
menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang
memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang
baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan
kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam
organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama,
khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan
yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak
berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan
pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang
harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi,
jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka
bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang
mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi,
kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang
muncul.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan
agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan
pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of
communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor
yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk
menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk
memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.
1. The Withdrawal
Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya
tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai
gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan
ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
PROSES KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Proses Komunikasi:
Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan yang sifat
hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a
network of interdependenrelationship). Pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai
respon terhadap tujuan, kebijakan, dan tujuan spesifik organisasi.
Proses Komunikasi Dasar
Griffin (2003) membahas komunikasi organisasi mengikuti teori
management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi,
dan efisiensi Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah
sebagai berikut:
· kesatuan
komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
· rantai
skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai
ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan
komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan
komunikasi.
· divisi
pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat
spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara
efisien.
· tanggung
jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order
dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan
otoritas harus dicapai.
· disiplin- ketaatan,
aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan
dan aturan disetujui.
· mengebawahkan
kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan,
persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi
organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
Pendekatan sistem.
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap
struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar
merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis
yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam
orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami
informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan
informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya
ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan
komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang
mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
· Weick
memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada
sebuah rangkaian tiga proses: penentuan (enachment), seleksi (selection),
penyimpanan (retention)
· Penentuan
adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari
luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada
ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima
aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini
mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak
ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak
ketidakjelasan dari informasi awal. Penyimpanan yaitu proses menyimpan
aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang
dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang
menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.
· Siklus
perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang
memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian
apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku,
tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang
memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses
yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).
Pendekatan budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak
tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu
itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan
ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah
ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk
sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap
bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya
adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi
dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya
mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat
cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena
aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi
bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan
cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk
memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
Pendekatan kritik.
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap
bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek
lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh
keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi
perusahaan, atau manajerialisme. Bahasa adalah medium utama dimana realitas
sosial diproduksi dan direproduksi.
Peranan dalam jaringan
kerja komunikasi
1. Anggota Klik /
Group
Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan
anggota yang lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu
melakukan kontak satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga
terdiri dari individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar
individu, yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak
tersebut.
2. Penyendiri /
Isolates
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali
tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota
organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi
pegawainya.
· Karakteristik
penyendiri / Isolates :
· Lebih
berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya
keinginan untuk berinteraksi.
· Kurang
pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power dalam
organisasi.
· Lebih banyak
menyimpan informasi daripada mengalirkannya.
· Menganggap
komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam sistem.
· Tidak banyak
tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan informasi yang
relevan untuk kepentingan grupnya sendiri
3. Jembatan /
Bridge
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak
yang menonjol dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan
anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara
dua kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap
semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.
4. Penghubung /
Liaisons
Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi
dia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung
memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif.Penghubung
dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.
Karakteristik Liaisons :
· Memiliki
kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak, berintegrasi dan berkoordinasi dengan
berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.
· Berinteraksi
cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding isolates.
· Dianggap
penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya
5. Penjaga Gawang
/ Gatekeeper
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan
agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem
tersebut. Kegiatan penjaga gawang:
mengaitkan-menyimpan-merentangkan-mengendalikan.
6. Pemimpin
Pendapat / Opinion Leader
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial,
yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya
terjadi.
7. Kosmopolit
Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan
peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang
banyak bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal
terbitan regional, nasional dan internasional.
Komunikasi Ke Bawah
Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke
otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan ke bawahan :
· Informasi
tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
· Informasi
tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
· Informasi
tentang kebijakan dan praktik organisasi.
· Informasi
tentang kinerja pegawai.
· Informasi
untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)
Komunikasi ke Atas
Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih rendah
(bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk
pertanyaan, feedback, saran / usulan.
Pentingnya komunikasi ke atas :
· Memberi
informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
· Memberitahu
penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
· Mendorong
keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu
mereka.
· Menumbuhkan
apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada
pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
· Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
· Membantu
pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka
Yang harus dikomunikasikan ke atas :
a Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan,
prestasi, kemajuan, rencana di masa datang).
b Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh
bawahan.
c Memberi saran atau
gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka.
d Mengungkapkan
pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja dan organisasi
mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar